Lavorare per un’agenzia di eventi è decisamente l’attività più in voga e affascinante del momento.
Si tratta di una professione dinamica, interattiva perché mette costantemente a contatto con il pubblico, è coinvolgente e anche divertente, seppur molto impegnativa.
Di seguito ti facciamo scoprire meglio il mondo di un’agenzia per eventi.
Di cosa si occupa un’agenzia per eventi
Esaminando le giornate lavorative di Nosilence, agenzia di organizzazione eventi, per esempio, che pratica questa professione da molti anni con competenza, abbiamo scandito le varie attività e mansioni con precisione.
Organizzare un evento che sia pubblico o una festa privata comprende più fasi che vanno organizzate con maestria e sono interconnesse tra loro.
Si tratta di un processo sistematico che mette in gioco diverse competenze.
Come si organizza un evento
Intanto è bene precisare in cosa consiste un evento perché è un termine che può comprendere molte cose.
Per evento si può intendere una festa aziendale, una festa di beneficenza, una fiera internazionale, la celebrazione di un matrimonio, una festa di compleanno e molto altro.
Un’agenzia per eventi quindi deve avvalersi di professionisti che sappiano spaziare e gestire l’organizzazione di situazioni anche molto diverse tra loro.
La routine di un’agenzia per eventi
Il lavoro all’interno di un’agenzia per eventi è davvero molto articolato, una volta ottenuto l’incarico per organizzare una determinata manifestazione si susseguono diverse fasi:
– gestione del progetto: si analizzano le aspettative del cliente e si pongono le basi di ogni aspettato dell’evento facendo una pianificazione dettagliata. Ci si occupa dei fornitori per il catering, del personale e si arriva a stabilire un budget di spesa;
– si stabilizzano le mansioni: quando il progetto è realizzato in ogni suo dettaglio si passa alla distribuzione delle varie mansioni ad ogni collaboratore in maniera tale possa agire in sinergia per pianificare la gestione pratica del progetto stesso;
– si studia il mercato: si analizzano gli eventi simili a quello che si vuole organizzare in modo tale da conoscere l’ambito preciso in cui sviluppare il progetto;
– si organizzano le risorse: questa è la fase più concreta perché relativa alla creazione vera e propria dell’evento stesso. Si sceglie la location e si iniziano gli allestimenti fino ad arrivare all’ultimazione di tutto l’occorrente per dare l’avvio all’evento;
– promozione: una volta che l’evento è ultimato si passa alla fase promozionale dello stesso. Una parte del budget viene destinata alla pubblicità cartacea, tramite social media, video e altri sistemi di comunicazione;
– organizzazione pre-evento: quando la fatidica data arriva il lavoro dell’agenzia per eventi non è affatto finito perché essa ha il compito di fare in modo che esso si concretizzi nel migliore dei modi, senza intoppi. In questa fase si procede alla gestione della sicurezza, al coordinamento della logistica, a controllare risorse e fornitori. Qualora sorgano alcuni disguidi sarà l’agenzia per eventi a risolverli con celere tempismo in maniera tale che l’evento non subisca ritardi sulla programmazione, né interruzioni;
– svolgimento della manifestazione: quando l’evento è iniziato l’agenzia per eventi si adopera in maniera tale che il risultato finale sia esattamente quello pattuito con il cliente o addirittura migliore;
– gestione post-evento: quando l’evento è terminato l’agenzia per eventi in realtà non ha ancora finito il suo compito perché deve occuparsi del pagamento di tutti coloro che hanno prestato la loro opera per la realizzazione della manifestazione stessa come i fornitori, il personale.
L’attività di un’agenzia per eventi è sicuramente molto affascinante ma richiede molta attenzione e professionalità perché un evento risulti essere davvero perfetto in ogni dettaglio.
Lavorare in questo campo è impegnativo ma dona molte soddisfazioni.